Welke zakelijke kosten mag ik aftrekken?

Als ondernemer weet u dat financiële planning een cruciale rol speelt in het succes van uw bedrijf. Een belangrijk onderdeel van die financiële strategie is het identificeren en benutten van zakelijke aftrekposten. Aftrekposten zijn kosten die u van uw belastbare inkomen kunt aftrekken, wat resulteert in een lagere belastingaanslag voor uw bedrijf. In deze blog bespreken we enkele van de meest voorkomende zakelijke aftrekposten en hoe u ze kunt benutten om geld te besparen en uw bedrijf te laten groeien.

Zakelijk vs. Privé-uitgaven

U mag alleen uw zakelijke kosten aftrekken. Privé-uitgaven zijn niet aftrekbaar. Een van de meest voor de hand liggende zakelijke aftrekposten zijn kosten die direct verband houden met uw bedrijf. Dit omvat zaken als kantoorkosten, huur, verzekeringen, marketingkosten en de kosten voor benodigde materialen en apparatuur. Zorg ervoor dat u al deze kosten zorgvuldig documenteert en bewaart, want deze zijn doorgaans aftrekbaar.

Dit betekent bijvoorbeeld:

  • Een privételefoonabonnement is niet aftrekbaar, maar de zakelijke gesprekken die u via dat abonnement voert wel.
  • Een zakelijk telefoonabonnement is aftrekbaar. Belt u privé met uw zakelijke telefoon? Dan mag u de gesprekskosten die betrekking hebben op privé niet aftrekken.

 

Heeft u persoonlijke advies nodig over zakelijke aftrekposten? Plan nu een persoonlijke gesprek in!

Overzicht mogelijk aftrekbare zakelijke kosten

Soort kosten

Welk deel van de kosten is aftrekbaar?

Toelichting

Werkruimte thuis

0%, met uitzonderingen.

Gebruik deze hulpmiddel om te bepalen of de kosten voor uw werkruimte in uw woning aftrekbaar zijn.

Relatiegeschenken in de vorm van voedsel, drank en genotmiddelen

Er geldt in 2023 een drempel van € 5.100. In 2022 is de drempel € 4.800. In 2021 is de drempel € 4.700.

Voedsel, drank en genotmiddelen die u privé gebruikt, zijn niet aftrekbaar.

Onder de post ‘voedsel’ vallen zakenlunches en -diners (ook de fooien).

Denk bij ‘drank’ aan koffie, thee, melk en frisdrank.

Met ‘genotmiddelen’ bedoelen wij onder meer sigaretten en sigaren.

Representatie, congressen, seminars, studiereizen
(inclusief reis- en verblijfkosten)

Er geldt in 2023 een drempel van € 5.100. In 2022 is de drempel € 4.800. In 2021 is de drempel € 4.700.

Voedsel, drank en genotmiddelen die u privé gebruikt, zijn niet aftrekbaar.

In plaats van deze drempel mogen ondernemers voor de inkomstenbelasting 80% van deze kosten aftrekken in hun aangifte. Dat percentage geldt ook voor degenen die inkomsten uit overig werk hebben. Voor ondernemers voor de vennootschapsbelasting geldt het percentage van 73,5%.

Onder ‘representatie’ vallen onder meer de kosten van recepties. Ook relatiegeschenken vallen in het algemeen onder ‘representatie’.

Voor de reis- en verblijfskosten mag u maximaal € 1.500 aftrekken. Was het voor uw werk noodzakelijk om een congres en dergelijke bij te wonen? Dan geldt dit maximum niet.

Telefoonabonnement thuis

0%

Zakelijke telefoongesprekken thuis

100%

Algemene literatuur

0%

Vakliteratuur

100%

Werkkleding

100%

Werkkleding is kleding die u (bijna) uitsluitend kunt dragen in het kader van uw onderneming. Dit moet blijken uit de uiterlijke kenmerken van de kleding, bijvoorbeeld: een uniform of overall.
Is de kleding ook geschikt om buiten uw onderneming te dragen? Dan moet de kleding zijn voorzien van een beeldmerk met een oppervlakte van minimaal 70 cm2. Het beeldmerk moet verwijzen naar uw onderneming.

Kleding (geen werkkleding)

0%

Persoonlijke verzorging

0%

Aktetassen e.d.

100%

Apparatuur en instrumenten die niet tot het ondernemingsvermogen horen

0%

Verhuizing

Beperekt*

Dubbele huisvesting

Beperekt*

Geldboeten

0%

Auto van de zaak

Beperekt*

Zakelijke kosten eigen auto

Een vast bedrag van € 0,21 per kilometer. In 2022 en 2021 was dit bedrag € 0,19.

Zakelijke reiskosten openbaar vervoer, taxi en vliegtuig

100% van de werkelijk gemaakte kosten

U moet kunnen aantonen dat u deze kosten werkelijk gemaakt hebt. Bewaar bijvoorbeeld uw treinkaartje. Reist u met een OV-chipkaart? Maak dan een uitdraai van uw reizen.

Vaartuigen voor representatieve doeleinden

0%

Studiekosten

Het deel van de kosten dat u maakt om bestaande vakkennis op peil te houden

U moet de studiekosten maken in het belang van uw onderneming. De kosten zijn alleen aftrekbaar als u ze maakt om bestaande vakkennis op peil te houden. Als u de kosten maakt om nieuwe kennis te verwerven, zijn de kosten niet aftrekbaar.

Mag ik alle kosten in 1 keer aftrekken?

Als u zakelijke kosten maakt, hangt de manier waarop u ze in mindering kunt brengen op uw belastingen af van twee factoren: de prijs van uw aankoop en de verwachte levensduur ervan.

1. Aankopen onder de €450,- exc. Btw: Als uw uitgaven relatief goedkoop zijn en betrekking hebben op zaken als kantoorbenodigdheden, vakliteratuur of het onderhoud van uw auto, dan kunt u de kosten in één keer aftrekken in het jaar waarin u ze heeft gemaakt.

2. Aankopen boven de €450,- exc. Btw en die u langer dan 1 jaar gebruikt:

Als u aankopen doet zoals machines, auto’s of inventaris, die meer dan € 450 kosten en langer dan een jaar meegaan, dan mag u deze kosten niet in één keer aftrekken. In plaats daarvan moet u ze ‘afsrijven’ over meerdere jaren. Dit betekent dat u jaarlijks een deel van de kosten aftrekt, rekening houdend met de verwachte levensduur van het gekochte item en de restwaarde ervan, dat wil zeggen, hoeveel het nog waard is als u het niet meer voor uw bedrijf gebruikt.

Voorbeeld:

Stel dat u een bedrijfsvoertuig koopt voor € 30.000 en van plan bent om het gedurende 4 jaar te gebruiken voordat u het verkoopt voor een verwachte restwaarde van € 6.000. Om de jaarlijkse afschrijving te berekenen, volgt u dezelfde formule als in het vorige voorbeeld:

(€ 30.000 – € 6.000) : 4 = € 6.000 per jaar.

In dit geval zou u elk jaar € 6.000 aan kosten voor het voertuig aftrekken als afschrijving op uw belastingaangifte.

Mag ik zakelijke kosten aftrekken die ik maakte voordat ik mijn bedrijf heb opgericht?

Ja, u kunt kosten die u heeft gemaakt voordat u uw bedrijf officieel begon, aftrekken, op voorwaarde dat deze kosten ten goede komen aan uw bedrijf en verband houden met de voorbereiding en oprichting ervan. Deze kosten kunnen bijvoorbeeld gemaakt zijn voor marktonderzoek of het verkrijgen van professioneel advies. Het is essentieel om duidelijk te documenteren dat deze uitgaven gerelateerd zijn aan uw onderneming en om de benodigde bewijsstukken te bewaren voor fiscale doeleinden.

Trek ik de kosten af mét of zónder btw? 

Zónder btw, als u de btw kunt aftrekken in uw btw-aangifte.

Hoeft u geen btw-aangifte te doen? Of mag u de btw niet aftrekken in uw btw-aangifte? Trek dan de kosten inclusief btw af in uw aangifte inkomstenbelasting.

Bewaar ik bonnetjes en facturen? 

Ja, dat moet u zeker doen. Want u moet ons kunnen laten zien dat u de kosten echt hebt gemaakt. En dat u ze hebt gemaakt voor uw bedrijf..

Wij zorgen voor op maat gemaakte advies voor uw vragen over zakelijke kosten.

Dit zijn belangrijke overwegingen bij het beheren van uw zakelijke uitgaven en belastingaangifte, dus is het zeer raadzaam om advies in te winnen om ervoor te zorgen dat u de juiste aftrekposten toepast op uw specifieke situatie. Neem daarom nu snel contact op met een van ons voor een persoonlijke advies. 

Email
LinkedIn
Facebook
WhatsApp
Twitter
Reddit

Lees onze andere blogs

BTW-aangifte

Indien u zowel zakelijk als privé gebruikmaakt van een auto die aan uw onderneming toebehoort, dient u een bedrag in

Lees verder

Volg ons

Afspraak inplannen.

Bent u al klant en heeft uw advies of begeleiding nodig? Maak nu een afspraak voor een adviesgesprek.